Kas ir process?
Pirms definēt, kas ir BPM, ir nepieciešama pirmā definīcija: process. Tā ir darbību ķēde, kas no ienākošajām plūsmām (informācija, materiāls utt.) Rada noteiktu rezultātu.
Procesu piemēri:
- Jauna produkta radīšana
- Piegāde
- Klienta sūdzības izskatīšana
Pretēji redzējumam "pakalpojums" (piemērs: grāmatvedības nodaļa), process ir transversālu uzdevumu un darbību kopums, kas parasti attiecas uz vairākiem departamentiem.
Piemēram, process "Sniedziet pēcpārdošanas pakalpojumus" atkarībā no organizācijas var ietvert:
- biroja pārdošanas nodaļa, kas apkopo klientu pieprasījumus
- pēcpārdošanas serviss, kas veic diagnostiku un remontu
- grāmatvedības nodaļa, kas pārvalda aktīvus
- loģistikas nodaļa, kas pārvalda fizisku preču atgriešanu un aizstājēju sūtījumus.
Šo organizācijas redzējumu izvirzīja ISO9001: 2000 standarts (kvalitātes vadība).
Kas ir BPM?
Definīcija: šis ir biznesa procesu vadības akronīms, kas franču valodā nozīmē "biznesa procesu vadība".
BPM mērķis ir nepārtraukti uzlabot procesu veiktspēju un kvalitāti, padarot tos veiklākus, gludākus, ātrākus, uzticamākus un izturīgākus.
Šīs pieejas pamatā ir procesu modelēšana un datorizācija: formalizācija, uzdevumu secība (darbplūsma), datu apmaiņa starp informācijas sistēmām, statusa izvadi un pārvaldība.
Uzņēmuma dzīve sastāv no pastāvīgām izmaiņām. Biznesa procesi nepārtraukti attīstās atbilstoši stratēģiskajiem lēmumiem un vides spiedienam.BPM ir būtisks, lai to kontrolētu un sasniegtu noteiktos mērķus efektivitāti un lietderību.
Tas veicina uzņēmuma digitālo pārveidi.
Kas ir BPMN (biznesa procesu modelēšanas notācija)?
BPMN 2.0 apzīmējums definē grafisko repozitoriju, lai attēlotu dažādus procesa ķieģeļus. Šī standartizācija atvieglo saziņu starp lietotājiem, biznesa analītiķiem un izstrādātājiem. Tajā galvenokārt ir iekļauti šādi elementi:
- dati,
- plūsmas,
- ziņas,
- savienojumi,
- notikumiem,
- vienības,
- dalībniekiem
BPMS: definīcija
Pievienotais "S" atbilst "programmatūrai" vai "Suite" - "programmatūras komplektam". Tādējādi BPMS apzīmē programmatūru (parasti Saas režīmā), kuras funkcijas ir procesu modelēšana, izpilde, kontrole un uzraudzība.
Šajos mīkstumos ir iekļauts darbplūsmas dzinējs, lai automatizētu informācijas plūsmas. Tie dematerializē dokumentus (integrējot EDM). Tie mijiedarbojas ar biznesa lietojumprogrammām, ERP utt.
BPM priekšrocības
Šī pieeja patiešām veicina kontrolēt organizācijas darbību un stiprināt tās konkurētspēju .
Galvenās priekšrocības:
- Veiklība: detalizētas zināšanas par katru soli, kas saistīts ar BPM rīkiem un digitalizāciju, atvieglo procesa reorganizāciju, lai izmantotu jaunas iespējas vai pielāgotos ierobežojumiem.
- Produktivitāte: pastāvīgi uzlabojot darbības izcilību.
- Kvalitāte: piegādes atbilstības kontrole (pakalpojuma atkārtojamība, daži defekti vai bez tiem utt.).
- Izmaksas: ar efektīvu organizāciju.
Turklāt cilvēka pusē BPM uzlabojas:
- Klientu pieredze: kvalitatīvu pakalpojumu sniegšana veicina klientu apmierinātību.
- Lietotāja pieredze: iekšējo komfortu savu misiju veikšanā, jo īpaši atbrīvojot darbiniekus no laikietilpīgiem, atkārtotiem un nevērtīgiem uzdevumiem, lai koncentrētos uz tiem, kam ir pievienotā vērtība.
BPM rīku grafiskās iezīmes ievērojami veicina izpratni un meistarību.
Uzraudzības robežas un punkti
Vadība BPM projekts ir izšķiroša nozīme veiksmīgai īstenošanai. Tāpat kā jebkuram projektam, jums vajadzētu būt modram noteiktos punktos. Tas attiecas uz komunikāciju, it īpaši starp lietotājiem un dizaineriem.
Ir arī prātīgi domāt par izmaiņu atbalsta iekļaušanu projekta darbības jomā. Paturiet prātā, ka cilvēki nav mašīnas. Viņam ir jābūt līdzās, lai kliedētu šaubas, neskaidrības, stresu … saskaroties ar jaunumiem.
Uzmanieties arī, lai neveidotos "gāzes rūpnīcas". Tādā gadījumā efektivitātes mērķi netiktu sasniegti.
BPM cikla (vai dzīves cikla) posmi
Ir daudz BPM cikla tulkojumu atbilstoši tā praksei, jutīgumam, interpretācijām … Pat ja beigās posmi ir vairāk vai mazāk identiski, pat ja to secība dzīves ciklā var būt atšķirīga.
Mēs piedāvājam jums standarta pieeju, kuru ikviens var pielāgot:
-
Organizācijas diagnostika
Pētījums par esošo, prioritāro biznesa procesu noteikšana un izvēle . Šis lēmums ir balstīts uz to ietekmi uz uzņēmuma vispārējo darbību un to saskaņošanu ar stratēģiju (piemēram, smags un administratīvs process neatbilst stratēģiskam virzienam, kas balstīts uz veiklību).
Neliela precizitāte: tas, ka vārdu process tiek izmantots, lai kvalificētu virkni darbību, nenozīmē, ka tas jau ir modelēts. Jebkura organizācija dabiski darbojas, izmantojot vairākus procesus. BPM pieejas pamatā ir to identificēšana, modelēšana, kontrole un uzlabošana.
Mērķis: izvēlēties mērķa procesus, kas jāiekļauj procesā.
-
Procesa analīze
Šis solis sastāv no veikt esošās situācijas inventarizāciju no:
- tiešie operāciju novērojumi
- dokumentācijas izpēte
- intervijas
Iegūstiet redzējumu par:
- dažādi posmi, ieejas un izejas
- ieinteresētajām personām
- darbības traucējumi (kavēšanās utt.)
- uzlabojumus
- riskus
Uzzīmējiet plūsmas diagrammu ir īpaši noderīga analīzes vadīšanai - Procesu karte sniedz visaptverošu priekšstatu par uzņēmuma darbību.
Šo analīzes posmu papildina mērķu un KPI noteikšana izmaksu, kvalitātes un laika ziņā.
Mērķis: iegūt fotogrāfiju par procesa norisi.
-
(Re) koncepcija
Pēc diagnozes noteikšanas šis posms koncentrējas uz veidojot jaunu procesu.
Atkarībā no projekta tā var būt esošas organizācijas pārprojektēšana (pēc radikālas pārveidošanas vai nepārtrauktas uzlabošanas loģikas).
Šis posms ietver procesa modelēšanu:
Reālā modeļa integrācija, kas novērota datormodelī. BPMN iejaucas šajā posmā, lai nodrošinātu grafiskos elementus modelēšanai. Uzņēmējdarbības noteikumu definēšana, procedūru ieviešana BPM programmatūrā, darbplūsmas (piemēram, automātiska klienta sūdzības veidlapas nosūtīšana kompetentajai nodaļai atkarībā no sūdzības veida) …
Dažas darbības sistēma automatizē, citas-cilvēka.
Brīdinājums: pārāk liela automatizācija var izraisīt stingrību kaitē uzņēmuma elastībai rīkoties neparedzētos gadījumos.
Mērķis: izveidot procesu no organizatoriskā un vadības viedokļa, pēc tam integrēt to informācijas sistēmās.
-
Izpildīt
Reiz parametrizēts BPM rīks , tas nonāk ražošanā, lai vadītu procesu.
Mērķis: procesa ikdienas īstenošana.
-
Uzraudzība
Pielietojums informācijas paneļi un citi ziņošanas rīki, kas uzlabo veiktspēju un nodrošināt atbilstību organizācijas mērķiem.
Analīzes posmā noteikto rādītāju uzraudzība.
Mērķis: uzraudzīt procesa vienmērīgu norisi, paredzēt darbības traucējumus un neveiksmi, apkopot informāciju tā uzlabošanai.
-
Optimizācija
Uzlabošanas solis, izmantojot monitoringa datus un citus rādītājus.
Piezīme: šī cikla pamatā ir nepārtraukts uzlabošanas process - PDCA, plāns - darīšana - pārbaude - akts, lai pastāvīgi optimizētu savu organizāciju.
Mērķis: samazināt plaisu starp gaidīto rezultātu un novēroto sniegumu.
