Kas ir organizācijas shēma?
Tas ir informatīvs un organizatorisks rīks, ko izmanto uzņēmumos, lai noteiktu hierarhiskās, organizatoriskās un funkcionālās saites, kas pastāv starp dažādām jūsu struktūras profesijām.
Tā ir fotogrāfija “T” brīdī par jūsu organizācijā ieņemamajiem amatiem un attiecībām, kas var pastāvēt starp tām.
Tas ir arī instruments uzdevumu sadalei uzņēmumā.
Lietderība un loma: kam tas paredzēts?
Organizācijas shēma galvenokārt ir saziņas līdzeklis, kas paredzēts, lai atvieglotu izpratni par attiecībām un saitēm, kas pastāv uzņēmumā.
Tā sasniedz šādus mērķus:
- Izpratne par organizācijas darbību uzņēmuma vai komandas jaunpienācējam.
- Labākas zināšanas par tās sarunu biedriem, viņu lomām uzņēmumā, starpuzņēmumu saites un pakļautības attiecības kas tajā var pastāvēt. Tādā veidā visi zina savu īsto vietu komandā, vairs nav nekādu neskaidrību par hierarhiskām pozīcijām. Tādējādi šī kartēšana ievērojami veicina uzņēmējdarbības efektivitāti.
- Tas arī ir disfunkcijas analīzes rīks. Vadības locekļiem ir lietderīgi vajadzības gadījumā labot esošos organizatoriskos jautājumus.
- Viņš atvieglo organizācijas optimizāciju no jauna definējot darbiniekiem uzticētos uzdevumus. Tādējādi šis rīks veicina samazināšanu jūsu algas izmaksas.
- Lieto ārēji (klienti vai partneri), tas viņiem ir līdzeklis identificēt uzņēmuma darbību un efektīvi atšķirt sarunu biedru pie kā vērsties, pamatojoties uz viņu īpašo vajadzību.
Lai šis dokuments būtu efektīvs, tas ir pastāvīgi jāatjaunina (a iekšējā mobilitāte , no a Darba vietu radīšana vai uz jauna darbinieka ierašanās sabiedrībā). Tas ir dzīvs dokuments, kuram ir jēga tikai tad, ja tas tiek regulāri atjaunināts.
Regula: ko saka likums?
Nav juridiska pienākuma izveidot šādu pārstāvību. Šis ir praktisks un ļoti ieteicams dokuments, taču tas nekādā gadījumā nav obligāts.
Kā izveidot organizācijas shēmu?
Šī rīka dizains iet cauri vairākiem būtiskiem posmiem:
- Izvēlieties darbinieku, kas ir atbildīgs par tā attīstību. Šai personai ir jābūt grafiskām prasmēm un pietiekamam stāžam, lai saprastu uzņēmuma īpašo darbību.
- Inventarizējiet visas pozīcijas, kas veido jūsu struktūru.
- Nosakiet funkcionālās saites, kas pastāv starp katru profesiju, kā arī to padoto attiecības.
- Turpiniet pie šīs kartogrāfijas grafiskā dizaina.
Dažādu veidu esošās organizācijas diagrammas:
Ir trīs galvenie veidi, kas parāda dažādus sabiedrības darbības lasījumus.
Piramīdas organizācijas shēma
Visbiežāk izmanto uzņēmējdarbībā. Vertikālās līnijas nosaka pakļautības attiecības (augstākais hierarhijas līmenis ir diagrammas augšdaļā). Horizontālās līnijas parāda darbus vienā un tajā pašā hierarhijas līmenī ar vienādranga attiecībām.
Šeit ir piemērs:
Koku organizācijas shēma
Nolasījums ir no kreisās puses uz labo, kreisajā pusē parādīts uzņēmuma hierarhijas augstākais līmenis.
Salocītā organizācijas shēma
Maisījums starp piramīdu un koku. Tāpēc to vienlaicīgi nolasa no augšas uz leju un no kreisās uz labo.
Instrumenta izvēle
Lai atvieglotu šī grafiskā dokumenta noformēšanu, jūsu rīcībā ir vairāki datora rīki.
Visplašāk izmantotais datu nesējs joprojām ir Microsoft Office komplekts, kuram ir šādas priekšrocības:
- viegli piekļūt (Word, Power Point un Excel, vadošā programmatūra profesionālajā pasaulē),
- viegli lietojams, jo tas nodrošina piekļuvi jau esošām diagrammām (sauktas par "SmartArts"), kuras jums būs jāaizpilda tikai ar savu iekšējo informāciju (amatu nosaukumi, atbilstošo darbinieku vārdi, fotogrāfijas, lai atvieglotu lasīšanu un padarītu dzīvīgāku dokumentu ),
- tas ir arī ļoti efektīvs rīks, kas piedāvā dažādas, skaidras un viegli interpretējamas diagrammas.
Pievienojot katra darbinieka fotoattēlu, organizācijas diagramma ir lietotājam draudzīgāka un ļauj iezīmēt vārdus
Ražošanas padoms
Lai to būtu vieglāk lasīt un saprast, šim dokumentam vajadzētu būt skaidram un lasāmam no pirmā acu uzmetiena, tāpēc nepārslogojiet to ar informāciju.
Jo lielāka struktūra, jo mazāk detalizēta būs organizācijas shēma, lai ierobežotu lasīšanas grūtības un nozīmes zuduma risku.
Arī liela uzņēmuma gadījumā ir noderīgs globāls skatījums, taču, lai atvieglotu izpratni un lasāmību, var būt nepieciešams to izveidot arī katram struktūrvienībai, kas veido struktūru.
Šī rīka robežas
Runājot par uzdevumu sadalījumu uzņēmumā, šī hierarhiskā attēlošana nav visprecīzākais instruments. Visi ar profesiju saistītie uzdevumi un uzdevumi ir precīzi definēti darbinieku amata aprakstos . Šis rīks sniedz tikai globālu skatu.
Neskatoties uz tā lietderību, šis struktūras attēlojums paliek tikai diagramma , tas ir stingrs instruments un ļoti neelastīgs. Tajā nav uzsvērta profesijas daudzpusība un katrai pozīcijai pievienoto misiju šķērseniskums.
Sabiedrībā, kas atrodas nepārtrauktā kustībā, tā nav pietiekami elastīgs rīks, lai pietiktu, lai atspoguļotu organizācijas sarežģītību no uzņēmuma.
Mūsdienu uzņēmumi arvien vairāk izveido tīklu un izmanto ārpakalpojumus daudziem uzdevumiem un darbiem. Blokshēma neizceļ šos darbības režīmus.
Šāda jūsu uzņēmuma fotogrāfija galu galā ir noderīgs, bet nepietiekams dokuments, lai pilnībā izprastu jūsu iekšējo organizāciju.
Kad tas ir labi padarīts un skaidrs, tas joprojām ir ļoti efektīvs instruments struktūras vispārējās darbības noteikšanai, tas sniedz vispārēju redzējumu, kas atvieglo izpratni un piesaisti darbiniekiem, kuri to integrē, un ārējiem kontaktiem
