Kas ir procesa pilots?
To sauc arī par procesa vadītāju, un tas ir darbinieks, kas atbild par viena vai vairāku procesu izstrādi. Viņš ir atbildīgs par procesa izstrādi, tā efektivitāti, tā darbības uzraudzību un uzlabošanas darbību veikšanu.
Viņa ikdiena:
- dokuments,
- koordinēt,
- izmērīt veiktspēju,
- iepazīstināt ar rezultātiem lēmumu pieņēmējus,
- vadīt projektus savā jomā …
Pozīcija organizācijas diagrammā
Šim vadītājam, tāpat kā projektu vadītājam, parasti nav reālas hierarhiskas varas pār nodaļām un līdzstrādniekiem, kas piedalās procesā, par kuru viņš ir atbildīgs. Viņš ir transversāls menedžeris ar visām ar to saistītajām grūtībām.
Pēc uzņēmumu domām, starp "procesa īpašnieku" un "procesa vadītāju" procesa pilota pienākumu apjoms atšķiras.
Viņš var būt procesa īstais priekšnieks ar stratēģiskām priekšrocībām. Šajā gadījumā tā hierarhiskā pozīcija ir tuvu vadībai.
Citās organizācijās viņa loma aprobežojas ar operatīvo vadību . Pēc tam viņš tiek piesaistīts "procesa īpašniekam", uzņēmuma vadībai, vadības komitejas loceklim vai tieši nelielas struktūras vispārējai vadībai.
Dažos uzņēmumos šī loma ir uzticēta nodaļas vadītājam. Tas bieži notiek gadījumos, kad darbinieku veiktie uzdevumi veido lielāko procesa daļu. Šis risinājums nav optimāls tādā nozīmē, ka tiešajam vadītājam ir grūti domāt „šķērseniski”, nevis apkalpot. Tās uzdevums ir nodrošināt prasmes. No otras puses, šāda veida profils var ļoti labi veikt "procesa īpašnieka" funkciju. Tās uzdevums ir iegūt līdzekļus, lai sasniegtu paredzamo darbības līmeni. Operatīvā daļa, kas uzticēta trešajai personai, 100% iesaistījās pareizā procesa norisē.
Arī kvalitātes menedžeris parasti uzņemas šo funkciju. ISO 9001 standarts to izgāja …
Šī profesija ir salīdzinoši nesen. Pārvaldība, izmantojot procesus, kas ietver dziļu uzņēmumu pārvaldības sistēmas apšaubīšanu, bieži vien cenšas pēc iespējas labāk iekļaut šo pozīciju savā organizācijā, nemainot to darbības veidu. Tas dod amata definīcijas, darba saturu un hierarhiskās pozīcijas tik dažādas, cik dažādas.
Galvenās vadības atzīšana, pilnvaras un ar šo funkciju saistītie līdzekļi ir galvenie šī amata panākumu elementi.
Kādas ir tās misijas?
Tās galvenais mērķis ir nodrošināt, ka izvirzītie mērķi (klientu apmierinātība, kvalitāte, izmaksas, termiņi utt.) Tiek sasniegti ar piešķirtajiem līdzekļiem. Lai to izdarītu, tā iejaucas dažādos līmeņos:
Procesa dizains
Rodas 3 gadījumi:
- Esoša procesa integrācija organizatoriskajā sistēmā: ņemiet vērā neoptimizētu procesu. Šis solis liek pamatus turpmākai optimizācijas darbībai.
- Esoša procesa pārveidošana: visa procesa pārskatīšana, lai panāktu lielāku efektivitāti un efektivitāti.
- Jauna procesa izveide: organizācijas izveide jaunam produktam vai pakalpojumam.
Visos šajos gadījumos pilota uzdevums ir:
- Aprakstiet procesa mērķi.
- Formalizējiet dažādus posmus (no esošās dokumentācijas, revīzijām, intervijām utt.).
- Identificējiet attiecīgās organizācijas dalībniekus un struktūrvienības, saskarnes ar citiem procesiem, ievadiem un rezultātiem.
- Definējiet (vai ierosiniet) mērķus un darbības rādītājus (kpi).
- Identificējiet riskus.
- Uzrakstiet saistīto dokumentāciju (procesa grafiskais attēlojums, identitātes lapa utt.).
Viņš var arī atkarībā no struktūras lieluma un tās organizācijas nodrošināt vai piedalīties biznesa procesu kartēšanas izstrādē.
Procesu vadība
Procesa operatīvajai vadībai ir nepieciešams:
- Koordinēt aktierus.
- Uzraudzīt noteikto procedūru piemērošanu.
- Izveidojiet un izplatiet pārskatus, informācijas paneļus.
- Paziņojiet iesaistītajām komandām visus noderīgos elementus.
- Nodrošiniet darbību plūstamību.
- Ārstējiet disfunkcijas.
- Atrisiniet konfliktus.
- Apmācīt vai uzraudzīt aktieru apmācību.
- Pārvaldīt dokumentāciju - Viņš izveido un uztur visu dokumentāciju: procesa lapu, procedūras utt. Īstenotās izmaiņas prasa regulāru skarto dokumentu atjaunināšanu.
Veiktspējas uzlabošana
Lai sasniegtu izvirzītos mērķus, tās darbības ietver:
- Uzraudzīt un analizēt veiktspēju - izmantojot informācijas paneli, BPM ziņošanas utilītu, analīzi, lauka pētījumus… pilots izmanto neskaitāmus kpi, lai uzraudzītu procesa veiktspēju un atklātu trūkumus.
- Identificējiet un īstenojiet veicamos uzlabojumus un izmaiņas. Eksperimentam ir galvenā loma, lai noteiktu jomas, kuras jāuzlabo, pēc tam izstrādājot un / vai uzraugot korektīvo darbību noteikšanu un īstenošanu. Tas var būt nepārtraukts uzlabojums laika gaitā (kaizen) vai būtiska kapitāla vai daļēja procesa pārskatīšana.
- Barojiet risku kartēšanu (risku identificēšana, prioritāšu noteikšana - rīcības plāns riska kontrolei).
- Organizējiet un vadiet procesa pārskatu.
- Izmēģinājuma vai vadošās revīzijas.
- Veiciniet pārmaiņas, sazinoties un apmācot ietekmētās komandas.
Procesa pilota kompetence
Lai veiksmīgi izpildītu šīs dažādās misijas, procesa pilotam ir jābūt vairākām prasmēm.
Starp tehniskajām prasmēm:
- Ir detalizētas zināšanas par tirdzniecību un organizācijas darbību.
- Definējiet procesu un organizāciju.
- Nosakiet mērķus un kpi (galvenie darbības rādītāji).
- Izstrādājiet rīcības plānu.
- Apgūt projektu vadību.
- Zināt problēmu risināšanas metodes un rīkus.
- Ziniet, kā vadīt sanāksmi.
Runājot par personīgajām prasmēm:
- Parādiet lielu garīgo veiklību.
- Spēja sazināties un pārliecināt par neparastu.
- Līderība: ja nav hierarhisku pilnvaru, pilotam ir jābūt īstam līderim, lai mobilizētu un liktu sadarboties tik dažādiem dalībniekiem (ar dažkārt atšķirīgām interesēm).
- Analītiskās prasmes: saprotiet pāri skaitļiem.
