EDM definīcija
Tas ir programmatūras risinājums elektroniskā dokumenta dzīves cikla pārvaldībai. No izveidošanas, uzglabāšanas, koplietošanas līdz arhivēšanai vai iznīcināšanai, ja piemērojams. Šie risinājumi attiecas ne tikai uz lieliem uzņēmumiem. MVU arī ir ieinteresēti izmantot šīs programmatūras sniegtās priekšrocības.
Priekšrocības
piekļuvi informācijai neatkarīgi no izmantotā termināļa un vairākiem vienlaicīgiem lietotājiem
versiju pārvaldība ar spēju izsekot izmaiņām
krasi samazinās uzglabāšanas apjoms papīra dokumenti
dokumenta atrašanas vienkāršība un ātrums
dokumentālās sistēmas saskarne ar citiem biznesa rīkiem vai darbplūsmu
samazināts zaudējumu risks svarīga informācija
atbilstība kvalitātes sistēmu prasībām
pastiprināt sensitīvas informācijas kontroli
pārvaldības vieglums un meistarība piekļuves tiesības
Kopumā EDM uzlabo organizācijas efektivitāti un dokumentu kontroli visā to izmantošanas laikā uzņēmumā.
Ierobežojumi
Ļoti dārga ieviešana gan ieguldījumos aparatūrā un programmatūrā, gan esošo papīra publikāciju digitalizācijā.
Panākums kas var notikt tikai reālā organizācijas pārveidē, pieņemot izmaiņas pilnīgi jaunās praksēs attiecībā pret vecajiem ieradumiem.
EDM galvenās funkcijas
Dokumentu izveide un fiksēšana
Sistēmā ir iespējami 3 ieraksti:
dabiski digitālie dokumenti, piemēram, veidlapa vietnē
papīra dokumenti ka būs nepieciešams skenēt, lai tos pārvērstu elektroniskos failos
tiešie darbi EDM programmatūrā.
Attiecībā uz dokumentiem, kas ir dematerializēti pēc būtības, svarīgs punkts ir spēja integrēt dažādus formātus: e -pastu, Word, Excel, jpeg utt.
Indeksācija
Kad dokumentālā bāze sasniedz tūkstošiem ierakstu, pētījums kļūst sarežģīts. Lai atvieglotu piekļuvi datiem, EDM programmatūra indeksē dokumentus, lai atvieglotu un paātrinātu izpēti.
Indeksēšanu var veikt pašam saturam, izmantojot metadatus (vārdus, kas raksturo dokumentu: nosaukums, autors utt.) Vai atslēgvārdus, kas izriet no klasifikācijas (taksonomija).
Uzglabāšana
Risinājumu pamatfunkcija ar lieliem izaicinājumiem gan attiecībā uz uzglabāšanas sistēmas ietilpība lai saglabātu tikai neskaitāmus dokumentus tā uzticamība laika gaitā vienlaikus nodrošinot ātru piekļuvi, kas ir saderīga ar uzņēmējdarbības ierobežojumiem.
Izplatīšana un konsultācijas
Dalīties dokumenti no vairākiem lietotājiem, modificēt, no saņemt noteiktā laikā noteiktā procesā a darbība plānots.
Tās parasti ir apskatāms no dažādiem termināļiem : galddators, planšetdators, viedtālrunis …
Noteikumi par tiesību pārvaldība definēt, ko ikviens drīkst darīt: lasīt, modificēt utt.
Versiju kontrole ļauj uzraudzīt informāciju un tās secīgos atjauninājumus.
Īstais dokuments, īstajai personai, īstajā laikā
Arhivēšana un dzēšana
Dzīves beigās atļaujies dokumentu saglabāšana vai iznīcināšana saskaņā ar pievienotajiem pārvaldības noteikumiem.
Drošība
Nodrošiniet sensitīvas informācijas drošību un vispārīgāk - sistēmas datu dublēšana.
Īstenošana
Atcerieties, ka tas ir pilnvērtīgs projekts. Nepietiek ar EDM programmatūras risinājuma izvietošanu, lai projekts vainagotos ar panākumiem. Darbiniekiem jābūt ļoti agrīnā procesā un izmaiņu pārvaldības plānu jāievieš pēc iespējas ātrāk. Patiešām, darba prakse un ieradumi mainīsies. Daži uzdevumi pazudīs par labu jauniem, pārmaiņām, kas vienmēr rada stresu …
