Arvien vairāk uzņēmumu piedzīvo attālinātu darbu noteiktiem darbiniekiem - dažreiz visiem saviem darbiniekiem. Atteikšanās no tradicionālās darba vides modeļa neizbēgami izraisa pārmaiņas vadības metodēs, metodēs un parastajos procesos.
Virtuālās komandas vadīšanai ir nepieciešami dažādi rīki un īpaša vadības prakse.
Ātra navigācija
- Kas ir virtuālā komanda?
- Virtuālās komandas 4 dimensijas
- Atslēgas šādu komandu vadīšanai
- Praktiski padomi ģeogrāfiski izkliedētu darbinieku vadīšanai
Kas ir "virtuālā" komanda?
Vispirms ir interesanti atcerēties, kas ir komanda, neatkarīgi no tā, vai tā ir virtuāla vai nē. Komanda ir indivīdu grupa, kas strādā vienā virzienā. Tā pastāv tikai ar savām misijām, projektiem un kopējiem mērķiem. Ikviens sevi identificē kā daļu no vienas entītijas. Visi darbojas grupas interesēs vadītāja vadībā.
Komanda tiek uzskatīta par “virtuālu”, ja tās dalībnieki fiziski nestrādā vienā vietā un vienlaikus. Tāpēc ir jāstrādā kopā, bet atsevišķi. Kopā tādā nozīmē, ka visa komanda dodas vienā virzienā, viena mērķa virzienā. Atsevišķi, jo ne visiem darbiniekiem ir viens birojs, viena vide, vienāds darba laiks utt. un patiesībā nesatiekas ļoti reti.
Ir vairāki tā saucamo "virtuālo" komandu veidi. Tā var darboties komandās, kuru locekļi atrodas vienā ģeogrāfiskajā apgabalā, bet strādā regulāri vai pilnu slodzi no vietas, kas nav uzņēmums. Daži strādā no mājām, citi ir kopstrādes centru fani, vēl citi savu misiju ietvaros ceļo pa planētu un sazinās no pašreizējās darba vietas. Dažreiz komandai nav fiksētas un pastāvīgas tikšanās vietas.
Līdz ar jaunu tehnoloģiju parādīšanos, jo īpaši komunikācijā, virtuālo komandu darbinieki mācās strādāt kopā, vienlaikus būdami vieni, lai sasniegtu kopīgu mērķi. Laiks, telpa un organizācija ir no jauna definēti. Pateicoties jauniem saziņas veidiem, tiek stiprinātas saites starp vienas komandas dažādiem darbiniekiem.
Virtuālās komandas veidošanai un vadīšanai, protams, ir priekšrocības, taču ir arī noteikti ierobežojumi.
Priekšrocības
- Elastība komandas locekļiem - labāks līdzsvars starp privāto un profesionālo dzīvi, darba laika organizēšana, uzdevumu organizēšana utt.
- Samazinātas izmaksas organizācijai - infrastruktūra, nekustamais īpašums, aprīkojums, apgrozījums utt.
- Labāka produktivitāte - mazāk dīkstāves, labāka komunikācija …
- Paaugstināta apmierinātība no darbiniekiem …
Ierobežojumi
- Dalība grupā un identitāte grūti īstenojams,
- Grupas saliedētība dažreiz grūti izveidot, sarežģīta uzticēšanās uzstādīšanai,
- Grūtības pieņemt darbā pareizos profilus , izveidojiet pareizo komandu,
- Tehnoloģiskās atšķirības atkarībā no darbinieku atrašanās vietas, IT uzturēšanas grūtībām, papildu izmaksām par pakalpojumiem, kas izveidoti atbilstoši ģeogrāfiskajiem apgabaliem utt.
- Kultūras šķēršļi, ja tādi ir,
- utt.
Virtuālās komandas 4 dimensijas
Džesika Lipnaka un Džefrijs Stamps ir izveidojuši 4 dimensijas, kas raksturo virtuālo komandu:
- Komandas mērķis : misijas, lai sasniegtu mērķi un sasniegtu rezultātus. Tas nozīmē, ka, veicot ikdienas uzdevumus un misijas, katrs komandas loceklis apņemas sasniegt kopīgu mērķi. Pēdējais ir skaidri definēts, kopīgs un visiem pieņemts. Tā rezultātā katram komandas loceklim ir noteiktas lomas, pienākumi un uzdevumi. Tādējādi mērķi ir gan individuāli, gan savstarpēji atkarīgi.
- Privātpersonas : vadītājs / vadītājs, darbinieki, 2 dimensijas - iekšējā un ārējā. Virtuālā komanda nav tikai tehnoloģiju kopums, katrs ir vairāk attīstīts nekā otrs. Šādas komandas locekļiem jāspēj strādāt divos līmeņos: iekšēji (neatkarīgi un ar citiem komandas locekļiem), bet arī ārēji (ar partneriem ārpus komandas - piegādātājiem, klientiem, dažādiem pakalpojumu sniedzējiem utt.).
- Saites : mijiedarbība, starppersonu attiecības, izmantojot saziņas līdzekļus. Komandas locekļi ir saistīti, izmantojot dažādus rīkus (e -pastus, tūlītējās ziņojumapmaiņas, videokonferences utt.), Lai varētu savstarpēji mijiedarboties. Šie rīki ļauj izdzēst attālumu, atvieglo darbu un lēmumu pieņemšanu. Virtuālās komandas dalībnieki tādējādi veido stabilas starppersonu attiecības un veido savstarpējas uzticēšanās atmosfēru. Efektivitātes un produktivitātes pamatelementi.
- Par laicīgumu : dienas kārtība / kalendārs, projekti, komandas dzīves cikls. Virtuālās komandas vadītājs nevarēs savākt visus tās dalībniekus vienlaicīgi tajā pašā vietā, kur to darītu ar klasisku komandu. Viņam būs jātiek galā ar ikviena darba kārtību un laika ierobežojumiem. Katram loceklim no savas puses būs jāpieliek visas pūles, lai pēc iespējas labāk pielāgotos. Ideāls ir to definēt, tiklīdz komanda ir izveidota, lai tā varētu klīst, pirms atrod savu snieguma ātrumu.
Virtuālās komandas vadības atslēgas
Jūs nevadāt virtuālu komandu gluži tāpat kā “klasisku” komandu. Ir jāievēro daži noteikumi.
Efektīvi sazinieties
Komunikācija ir visu attiecību pamatā. Vadot līdzstrādnieku komandu, kas izkaisīta dažādās vietās, ir svarīgi izveidot vairākus saziņas rīkus ar konkrētiem mērķiem:
- dalīties ar informāciju formāli visus pārējos komandas locekļus vai tikai dažus,
- tērzēt neoficiāli ar kolēģiem, kā mēs to darītu ap kafijas automātu vai aiz koridora stūra - piemēram, izmantojot Slack,
- apmaiņa sanāksmē ,
- pārraidīt būtisku elementu visai komandai,
- virzīties uz priekšu projektā ,
- paziņot par steidzamu jautājumu tieši īstajai personai,
- utt.
Tādējādi ir svarīgi jau no paša sākuma skaidri definēt katra pieejamā saziņas līdzekļa lietojumu. Tas ļauj izvairīties no jebkādiem pārpratumiem vai laika zaudēšanas organizācijā. Turklāt tas veicina zināmu piederības sajūtu grupai. Katrs komandas loceklis zina, kuru rīku, kad un kādam nolūkam izmantot.
Ir arī svarīgi, lai visi komandas locekļi varētu ātri un intuitīvi piekļūt visiem saziņas kanāliem. Katram darbiniekam ir jāpiedāvā atbilstoša apmācība neatkarīgi no tā, vai tā tiek veikta uz vietas, izmantojot videozvanu vai jebkurus citus līdzekļus, kas ļauj dalībniekam pilnībā un nekavējoties pārņemt attiecīgā rīka īpašumtiesības.
Brīdinājums : ir būtiski nodrošināt saziņas līdzekļu drošību, jo īpaši attiecībā uz konfidenciālu datu apmaiņu.
Pārvaldīt projektus
Jo īpaši tiek izveidota komanda projektu īstenošanai.
Šim nolūkam ir būtiski ieguldīt sadarbības instrumentos , kas īpaši veltīta projektu vadībai, ļaujot ievērot termiņus, koplietot informāciju, sūtīt paziņojumus un brīdinājumus, sekot ikviena progresam, izdot iknedēļas vai ikmēneša pēcpārbaudes pārskatu, kurā uzskaitīts viss, kas jādara, kam un kad.
Šādu rīku izmantošana ne tikai uzlabo produktivitāti, bet arī veicina komunikāciju un apmaiņu starp dažādiem komandas locekļiem. Pēdējie var jebkurā laikā sekot kolēģu gaitām, apkopot nepieciešamo informāciju, ziņot par savu progresu utt.
Projektu vadības rīku klāsts ir plašs. Ikviens izvēlēsies formulu, kas vislabāk atbilst viņa darbības jomai, organizācijai un savas komandas vajadzībām.
Mobilizēt un motivēt karaspēku
Lai iesaistītu un motivētu savus darbiniekus, kas izkaisīti dažādās ģeogrāfiskās vietās, vadītājam tas ir jādara nodrošina maksimālu elastību, autonomiju un rīcības brīvību. Šādas komandas ir īpaši efektīvas atbrīvotās organizācijās, kurām raksturīgs darbības veids, kas nodrošina lielu pašpārvaldes un atbildības daļu saviem darbiniekiem.
Tas nenozīmē, ka viņam jābūt apmierinātam, lai no tālienes sekotu projektiem un saviem līdzstrādniekiem, regulāri ar tiem nesadarbojoties. Tādējādi viņam ir svarīgi stimulēt grupas dinamiku un saglabāt noteiktu līdzību, cita starpā:
- dalieties savā redzējumā, piešķiriet nozīmi,
- atcerēties kopējos mērķus,
- veidot spēcīgu korporatīvo / komandas kultūru,
- atpazīt un novērtēt sniegto darbu,
- uzlabot dažādus saziņas kanālus …
Praktiski padomi, kā vadīt virtuālu komandu ikdienā
Lai maksimāli palielinātu ģeogrāfiski izkliedētu darbinieku komandas produktivitāti un panākumus, vadītājam ir jāizmanto pareizie rīki un jāizmanto pareizās vadības metodes, vienlaikus nodrošinot noteiktu skaitu specifisku spēju. No sadarbības instrumentiem līdz galvenajām praksēm šeit ir dažas idejas virtuālās komandas pārvaldībai.
Pieņem darbā pareizos cilvēkus
Salieciet ĪSTO komandu . To veidos līdzstrādnieki, kas spēj efektīvi strādāt attālināti. Pietiekami autonoms, motivēts, atjautīgs, ar labu spēju sazināties rakstiski un mutiski, zinot, kā efektīvi pārvaldīt savu laiku. Un jo īpaši kam uzticēties. Ideja nav tāda, ka vadītājs pavada laiku, prasot atbildību, lai pārliecinātos, ka darbs ir paveikts.
Pieņemot darbā šos darbiniekus, vadītājam jo īpaši jānodrošina viņu spēja strādāt virtuālā komandā: mierīgi ar pieņemtajiem un ieviestajiem saziņas līdzekļiem, atjautīgs, risinot visas grūtības vai problēmas, kas jāatrisina, bet spēj prasīt palīdzēt, ja nepieciešams.
Izveidojiet uzticības attiecības ar katru darbinieku
Uzticēšanās ir visu attiecību pamatā. Tam ir pilnīga jēga, ja vadītājs un viņa līdzstrādnieki viens otru redz tikai reizēm.
Vadītājam ir svarīgi izveidot un uzturēt īpašu saikni ar katru virtuālās komandas locekli:
- individuāli un regulāri sazināties ar visiem,
- regulāri sazinieties ar katru darbinieku, lai apkopotu pašreizējos projektus un uzdevumus, kā arī apmainītos neformālāk,
- piedāvāt regulārus videozvanus, lai humanizētu attiecības,
- dot un lūgt atsauksmes,
- utt.
Izveidojiet virtuālās komandas hartu
Izveidojiet dokumentu, kurā skaidri definēta komanda un tās darbības noteikumi:
- mērķim no grupas,
- virtuālās komandas definīcija ,
- biedru prezentācija : identitāte, lomas, pienākumi, kontaktinformācija, dzīvesvieta utt.
- darbības noteikumi : darba organizācija, komunikācijas process, informācijas apmaiņa un projektu vadības process, oficiālu un neformālu tikšanos plānošana utt.
- mērķu definīcija : pieejamie līdzekļi, paredzamie rezultāti, izmantotie rādītāji utt.
Šis dokuments var kalpot arī kā atbalsts jebkuram komandas jaunpienācējam.
Definējiet darba procesus, kas ir gan standartizēti, gan elastīgi
Instrumenti, darba organizācija, process, komunikācija, aprīkojums un dažreiz mēbeles un darba vide ir elementi, kas var tikt uzlikti darbiniekiem. No vienas puses, lai atvieglotu darbu un apmaiņu. No otras puses, lai koptu piederības sajūtu tai pašai grupai.
Standartizācija, vienlaikus atstājot darbiniekiem pietiekamu autonomiju un brīvību, ir uzticēšanās un konsekvences garantija. Uz visiem attiecas vienādi noteikumi.
Šī vadītāja konsekvence pret visiem viņa komandas locekļiem ļauj uzlabot efektivitāti un novērš pārpratumus un citus demotivējošus faktorus.
Nosakiet savienojuma laika nišas
Pārliecinieties, ka līdzstrādnieku darba laikā noteiktas laika nišas sakrīt, jo īpaši, ja komandas locekļi strādā no vietām ar atšķirīgām laika zonām. Vadītājs var izmantot šos brīžus, lai organizētu apmaiņu starp visiem grupas dalībniekiem un / vai sazinātos ar visu komandu.
Ir ieteicams lielākā daļa darbinieku strādā vienlaicīgi 3 līdz 4 stundas dienā vismaz. Pat ja nav nepieciešama īpaša apmaiņa, šis princips ļauj noteikt noteiktu piederību tai pašai grupai. Darbinieki jūtas mazāk izolēti un vajadzības gadījumā var mijiedarboties.
Turklāt, ja nepieciešams, tas ļauj ātrāk un efektīvāk atrisināt problēmas.
Veidojiet komandas identitāti
Organizējiet regulārus komandas veidošanas pasākumus, kur visi virtuālās komandas locekļi būs fiziski klāt. Ja kāda iemesla dēļ tas nav iespējams, organizējiet izaicinājumus vai pilnīgi neoficiālus videozvanus, kuru laikā komandas locekļi var labāk iepazīties. Var būt interesanti plānot regulāru apmaiņu ārpus darba.
- Izveidojiet visiem identisku darba vietu (aparatūra, programmatūra, lietojumprogrammas utt.),
- Cik vien iespējams, iesaistiet darbiniekus dažādu protokolu noteikšanā
Izveidojiet virtuālu kafijas automātu
Birojā ir daudz iespēju apspriest un labāk iepazīt savus kolēģus, veidot stabilas darba attiecības: sveicieni, pārtraukumi, kafijas automāts, tikšanās, dzimšanas dienas svinības utt. Kad komanda ir ģeogrāfiski izkliedēta, ir svarīgi radīt iespējas darīt to pašu, neskatoties uz attālumu.
Tūlītējā ziņojumapmaiņa, kas ir pieejama jebkurā laikā un visiem komandas locekļiem, var nodrošināt gan neprofesionālu, gan profesionālu apmaiņu, vienlaikus saglabājot to pašu "gaišo" toni, ko mēs izmantotu, ja mēs izmantotu vienu un to pašu biroju. Darbinieki varēs, piemēram, svinēt dzimšanas dienas vai jebkuru citu svarīgu datumu, kas attiecas uz kolēģiem, dalīties savos nedēļas nogales plānos vai pat dalīties pieredzē / atklājumos / vaļaspriekos.
Veiciniet personiskus kontaktus un savstarpēju apmaiņu starp komandas locekļiem.
Atzīt un apbalvot paveikto
Lai saglabātu motivāciju un apņemšanos, atlīdziniet par labu darbu. Var būt lietderīgi izvirzīt izaicinājumus, kuru uzvarēšana dos atlīdzību: noteiktu projektu īstenošana, noteikta apgrozījuma sasniegšana, jaunu prasmju apstiprināšana, jaunas zinātības iegūšana utt. Šīs atlīdzības var būt dažāda veida: prēmijas, jauni pienākumi, ielūgumi uz noteiktu pasākumu, dāvanas utt.
Šāda pieeja ne tikai ļauj uzturēt motivāciju augstā līmenī, bet arī ļauj katram darbiniekam justies kā īstas komandas sastāvdaļa.
- Uzstādiet SMART mērķus,
- Veicināt ikviena grupas lomu,
- Sviniet panākumus,
- utt.
Uz šo failu ir atsauce: Labs vadītājs: prakse un rīki - Kā vadīt komandu?
