Sliktu ziņu paziņošana neatkarīgi no tā ir bīstams uzdevums vadītājam, kurš var būt ļoti neērts, it īpaši, ja viņam ir jāpaziņo elementi, kurus viņš pilnībā neparakstās.
Vadība un sliktas ziņas
Vadības komunikācija ir māksla, kas ir obligāti jāapgūst, vadot komandu. Lai gan mierīgos laikos ir salīdzinoši viegli sazināties un sniegt labas ziņas, vingrinājumi var ātri pārvērsties par murgu, kad runa ir par sliktām ziņām.
Dažreiz vadītājam, kas iestrēdzis starp akmeni un cietu vietu, viņa augstāko vadību un darbiniekiem, ir jāaizstāv uzņēmuma, bet arī viņa komandas intereses. Viņš var izjust spēcīgu nemiera sajūtu ar saviem darbiniekiem, ja viņam ir jāpaziņo ziņa, kuru viņš pilnībā neatbalsta, pat ja viņš saprot iemeslus (budžeta samazināšana, atlaišana utt.).
Komunikācija ir neatņemama vadītāja pozas sastāvdaļa. Faktiski vadītāja pienākums ir uzņemties savus pienākumus un konstruktīvi sazināties ar savu komandu gan labos, gan sliktos laikos. Tie var izpausties dažādās formās un dažādās smaguma pakāpēs:
- budžeta samazinājumi
- slikti rezultāti
- projekta neapstiprināšana
- līguma nepagarināšana
- soda naudas par projekta budžetu
- atteikums paaugstināt, paaugstināt amatā, pārcelt, apmaksāts atvaļinājums utt.
- Brīdinājums
- atlaišana
Atkarībā no konteksta, personības (-ām), ziņu būtības un to nozīmīguma pakāpes, vadītājs nodrošinās efektīvu saziņu, paturot prātā, ka viņš runā ar personu.
Tāpēc būs nepieciešama klausīšanās, labsirdība, veselais saprāts un empātija!
Kā jūs izplatāt sliktas ziņas?
Nav brīnumu receptes, lai šādu paziņojumu izdarītu un sagaidītu, ka attiecīgie darbinieki reaģēs tā, it kā nekas nebūtu noticis. Atkarībā no ziņu konteksta un nozīmīguma pakāpes un no tā, vai tās attiecas uz vienu personu vai visu komandu, vadītājam būs jāpielāgo sava iejaukšanās.
Tomēr mēs varam definēt kopīgu sistēmu sliktu ziņu sagatavošanai un paziņošanai.
Sagatavojiet savu ziņu un iejaukšanos
Pirmā lieta, kas jādara pirms sliktu ziņu paziņošanas vienam vai vairākiem darbiniekiem, ir izprast visas nianses:
- Kādā kontekstā tika pieņemts lēmums saistībā ar šīm ziņām?
- Kāpēc? Kāds ir šī lēmuma iemesls? Kādas bija likmes?
- Kurš nolēma? Ar ko konsultējās?
- Vai tas ir vienīgais iespējamais lēmums? Kādas bija citas iespējas?
Vadītājam ir būtiski veltīt laiku, lai pilnībā izprastu ziņas, ja tās nav tieši no viņa, lai varētu pārraidīt informāciju atbilstošā un pieņemamā veidā un atbildēt uz visiem sarunu biedra jautājumiem. .
Turklāt vadītājam ir svarīgi pirms sapulces strukturēt veidu, kādā viņš paziņo ziņas, un sagatavoties dažādām iespējamām reakcijām.
Viņam ir izdevīgi domāt par labāko pieejas leņķi, atrast pareizos vārdus, lai sasauktu, tuvotos, sniegtu, paskaidrotu un nekaitētu līdzstrādniekiem. Viņš varēs padomāt par sveiciena vārdiem. Vārdi, kas jau pašā intervijas sākumā informēs līdzstrādniekus par tikšanās saturu. Mērķis ir sagatavot viņus pēc iespējas mazāk paziņojumam.
Vadītājs var izmantot savas empātijas un emocionālās inteliģences spējas. Mēģinot iejusties sava līdzstrādnieka ādā - kura darbību viņš zina, viņam būs vieglāk atrast īstos vārdus.
Izvēlieties īsto laiku un pareizo vietu
Lai samazinātu slikto ziņu ietekmi, ir svarīgi arī izvēlēties pareizo vietu - neitrālu un ziņkārības pilnu - un kad to pārtraukt. Atkal atkarībā no konteksta, satura un iesaistīto cilvēku skaita vadītājs izvēlēsies vispiemērotāko risinājumu.
Tomēr ir lietderīgi negaidīt. Kad lēmums ir pieņemts, ir svarīgi to ātri paziņot. Jo ilgāk vadītājam būs jālauza sliktās ziņas, jo grūtāk viņam būs to izdarīt. Turklāt darbiniekam nevajadzētu par to dzirdēt, izmantojot citus līdzekļus.
Esiet tiešs, vienlaikus būdams diplomātisks
Veids, kādā vadītājs paziņos sliktas ziņas, ir atkarīgs no viņa līdzstrādnieku reakcijas. Komunikācija - verbāla un neverbāla - šeit iegūst visu savu nozīmi, jo mazākais sejas žests vai mikroizteiksme, kas ir pretrunā formulētajiem vārdiem, var izraisīt pārpratumu, nepareizu ziņojuma interpretāciju. Mērķis ir novērst jebkādas neskaidrības vai šaubas par pārraidītā ziņojuma saturu.
Vadītājam jābūt tiešam, skaidram, precīzam, vienlaikus paliekot diplomātiskam un ieinteresētam sarunu biedram. Viņam jābūt patiesam un sirsnīgam, nepārspīlējot un neizskatoties liekulīgs. Sliktas ziņas ir grūti sagremojamas. Nav nepieciešams pievienot vairāk ar vārdiem vai uzvedību, kas zvana par nepatiesu. Nav nepieciešams runāt par lietu vai labiem laika apstākļiem vai atkāpties no tēmas, kas nav ziņas.
Atrodiet līdzsvaru starp aukstu, neizteiksmīgu / nekustīgu stāju, sniedzot sliktas ziņas, un pārāk žēlīgu pozu.
Izskaidrot
Paziņojiet ziņas, izvairoties no sitieniem apkārt krūmam, bet gan precīzi izskaidrojot un pieturoties pie faktiem, kāpēc tika pieņemts šāds lēmums, kā arī process, kas pie tā tika pieņemts. Sniedziet skaidrus un precīzus elementus.
Ir svarīgi, lai attiecīgais darbinieks būtu pārliecināts, ka šis lēmums nav pieņemts vieglprātīgi vai pēc viņa vadītāja kaprīzes, bet gan godīgā veidā, ievērojot, piemēram, uzņēmuma noteikumos precīzi definētu protokolu.
Vadītājs tādējādi var paskaidrot savam darbiniekam šo ziņu iemeslus, sekojošo procesu, cilvēkus, ar kuriem konsultējās / iesaistījās šajā lēmumu pieņemšanā.
Vadītājs var izteikt savam līdzstrādniekam savu diskomfortu attiecībā uz minēto lēmumu, ja tas nav pilnībā no viņa un viņš pilnībā neievēro procesu, bet paturēs kritiku par protokolu vai veidu, kā to izdarīt viņa hierarhijas dēļ. Mērķis nav nevienu diskreditēt attiecībā pret citiem darbiniekiem - esošo procesu, uzņēmuma vadību vai attiecīgo darbinieku - un uzņemties vadītāja pienākumus.
Uzmanieties, lai neiesaistītos debatēs par lēmuma būtību vai būtību. Pēdējais tika apglabāts, un šeit nav jautājuma par atgriešanos.
Uzņemties savus pienākumus
Tas ir šāds punkts: uzņemiet drosmi ar abām rokām un pieņemiet lēmumu neatkarīgi no tā, vai tas pilnībā nāk no sevis vai nē. Vadītājs, ja iespējams, labprātāk dalīsies sliktajās ziņās klātienē. Viņš izvairīsies to nosūtīt pa e -pastu vai deleģēt šo delikāto uzdevumu trešajai pusei.
Tāpat neslēpieties aiz trešās personas, vainojiet citus par lēmumu. Vadītāja poza nozīmē zināt, kā uzņemties atbildību par to, kas notiek viņa komandā, un pieņemt pareizos lēmumus neatkarīgi no tā, vai tie komandai ir labas vai sliktas ziņas.
Apsveicamas reakcijas / emocijas
Pēc slikto ziņu paziņošanas pastāv liela iespēja, ka darbinieki vienā vai otrā veidā reaģēs ar lielāku vai mazāku asumu. Vadītājam ir svarīgi ļaut sarunu biedram (-iem) dzirdēt un reaģēt, protams, saprātīgās robežās.
Vadītājam būs jāaktivizē savas mīkstās prasmes, jo īpaši:
- emocionālais intelekts: reakcijas pieņemšana uz sliktām ziņām. Ir pilnīgi normāli reaģēt uz sliktām ziņām, kuras jūs negaidījāt.
- empātija: nostājoties sarunu biedra (-u) vietā, vadītājs var labāk izprast sava līdzstrādnieka (-u) reakcijas un labāk tās uzņemt.
- aktīva klausīšanās: pilnībā uzklausot reakcijas - verbālo un neverbālo valodu - un atbildot uz uzdotajiem jautājumiem. Slikto ziņu skartie darbinieki ir / ir jāuzklausa un jāņem vērā. Turklāt atgriezeniskās saites vākšana par viņa rīcības veidu vadītājam var būt arī konstruktīva.
- labestība: atstājiet laiku darbiniekiem, lai integrētu ziņas.
Virzīties uz priekšu
Paskaidrojiet, kas izriet no lēmuma:
- posmi pēc slikto ziņu paziņošanas - jo īpaši saistībā ar atlaišanu vai pārstrukturēšanu …
- jaunu direktīvu vai paziņoto alternatīvu ieviešana: programmatūras maiņa, procedūru maiņa utt.
- iespējas, kas pieejamas attiecīgajam (-iem) darbiniekam (-iem) - jo īpaši izpirkšanas, pārstrukturēšanas, pārvietošanas / pārvietošanas laikā utt.
- izmaiņas komandā: darbība, uzdevumu sadale, pārstrukturēšana, jauna darbinieka pieņemšana darbā, jaunu piegādātāju meklēšana, lētāku alternatīvu risinājumu meklēšana utt.
Palieciet konstruktīvs
Lai kādas ziņas tiktu paziņotas, komandai būs jāturpina virzīties uz priekšu. Tāpēc vadītājam ir būtiski jau izveidot sliktas ziņas un iepazīstināt ar darbībām / izmaiņām pēc sliktajām ziņām.
Patiešām, neatkarīgi no tā, vai tas attiecas uz vienu darbinieku vai visu komandu, ir svarīgi saglabāt kursu un saglabāt karaspēka morāli un efektivitāti un kohēziju labākajā gadījumā.
Uz šo failu ir atsauce: Vadības komunikācija - zinot, kā nosūtīt ziņojumu savai komandai
