Laika pārvaldības un organizācijas ziņā Eizenhauera matrica ir būtisks un viegli lietojams rīks. Tās kvadranti atvieglo lēmumu pieņemšanu, lai noteiktu uzdevumu prioritāti. Uzziniet, kādas ir piemērošanas jomas un kā to efektīvi izmantot.
Metodes prezentācija
Daudzas metodes, pirms vadītāji tās izmantoja, bija militārās stratēģijas rīki. Tā tas ir ar šo matricu, ko iztēlojies Dvaits Deivids Eizenhauers.
Ike ar savu iesauku bija ne tikai ASV 34. prezidents, bet arī visu kategoriju čempions produktivitātes ziņā. Un tas dažādās jomās. Viņa noslēpums? Instruments - precīzāk matrica - ļauj viegli un efektīvi noteikt prioritātes saskaņā ar divām asīm: svarīgumu un steidzamību. Tas ļauj uzzīmēt 4 atšķirīgus kvadrantus:
- Kvadrants 1 : svarīgi un steidzami uzdevumi,
- Kvadrants 2 : svarīgi uzdevumi, bet ne steidzami,
- Kvadrants 3 : nesvarīgi, bet steidzami uzdevumi,
- Kvadrants 4 : Nesvarīgi un steidzami uzdevumi.
Steidzamais + / svarīguma + ciparnīca, protams, ir ārstēšanas prioritāte. Uzdevumi, kas nav ne steidzami, ne svarīgi, neietilpst prioritārajos mērķos. No tiem var pat atteikties, ja tie tiešām nav vajadzīgi.
Pielietojuma jomas
Šī plaši pazīstamā klasifikācija ir piemērojama daudzās jomās gan profesionālajā dzīvē, gan privātajā dzīvē:
- laika vadība,
- viņa darba organizācija,
- prioritāšu noteikšana,
- lēmumu pieņemšana ,
- deleģēšana trešajai personai …
Intereses un ierobežojumi
Šai metodei ir priekšrocība pārdomāt savu darbību prioritāšu noteikšanu un atkāpties salīdzinot ar pēdējo.
Tomēr no pirmā acu uzmetiena parādītā vienkāršība ir nedaudz maldīga. Patiešām, bieži vien ir reducējoši klasificēt veicamos uzdevumus saskaņā ar šīm divām asīm. Turklāt mūsu sprieduma subjektīvā puse var ātri kļūt par bremzi, ja uzdevumiem nav noteikts termiņš vai kad ir jānosaka veicamās darbības svarīgums.
Tādējādi šī matrica ir izejas punkts analīzei, kuras mērķis vadītājam jo īpaši ir noteikt deleģējamos uzdevumus. Atkarībā no pieejamā laika un veicamās darbības nozīmīguma pakāpes viņš var izlemt, kuras daļas viņš var uzticēt vienam vai vairākiem līdzstrādniekiem. Mērķis ir kontrolēt darba slodzi un saprātīgi izmantot tās pievienoto vērtību.
Kā izmantot Eizenhauera matricu?
Divas asis - svarīgums un steidzamība - ļauj definēt 4 kvadrantus, no kuriem katrs nosaka šo elementu raksturu saskaņā ar šiem diviem kritērijiem.
Nozīme attiecas uz uzdevumiem, kas liek jums virzīties uz priekšu. Tas ir balstīts uz pēdējo ietekmi uz citiem elementiem, bet arī uz pievienoto vērtību, ko rada tā realizācija.
Steidzamība attiecas uz uzdevumiem, kuriem nepieciešama tūlītēja uzmanība un tas ir balstīts uz laiku, kas nepieciešams pēdējo izpildei, kā arī to termiņus. Dažreiz ir grūti noteikt, vai prece ir steidzama vai nē, jo tā bieži ir atkarīga no ārējiem faktoriem. Turklāt tas ir ļoti subjektīvi: steidzamības pakāpe katrai personai būs atšķirīga atkarībā no tā, kā viņi jūtas par attiecīgo uzdevumu, ir saistīti ar viņu stresa stāvokli, prasmēm, pieredzi, darbības veidu utt.
Tādējādi, lai efektīvi aizpildītu matricu, ir svarīgi jābūt objektīvam un jābalstās uz faktiskiem un konkrētiem elementiem iespēju robežās.
Lai to atzīmētu svarīgāka ir pār steidzamību.
1. kvadrants: svarīgi un steidzami uzdevumi
Saraksts šeit:
- uzdevumi, kas prasa super ātra uzmanība un darbība - pat tūlīt,
- un elementi, kas ietekmē jūsu mērķus ,
- un priekšmetus, kuriem ir tieša ietekme uz projekta gaitu ,
- a Problēma, kas jāatrisina steidzami - konflikts, krīze utt. -
- un svarīgi zvani / e -pasti, kas jārisina ātri …
Daži uzdevumi ir atrodami šeit, jo tie nav efektīvi plānoti. Tas var būt gadījums, kad tiek sagatavots ziņojums vai ziņojums, par kuru jūs pastāvīgi ziņojat - kurš sākotnēji atkarībā no gadījuma būtu ievietots 2. vai 3. kvadrantā - un kura termiņš un nozīme neatliek jums citas izvēles kā to izdarīt no šī brīža prioritāte - pozīcijai 1.
2. kvadrants: svarīgi, bet ne steidzami uzdevumi
Šī daļa attiecas uz svarīgiem uzdevumiem, bet kuriem steidzamības pakāpe ir zemāka nekā 1. kvadrantā. Tāpēc jāievada:
- misiju nav nav noteikta termiņa, taču tiem ir noteikta nozīme jums, jūsu komandai, jūsu uzņēmumam utt.
- un plānotie elementi tuvāko nedēļu laikā,
- veltīti mirkļi stratēģiskais pulkstenis ,
- ' rīcības plāna izstrāde , projekts,
- un apmācību , koučings …
3. kvadrants: nesvarīgi, bet steidzami uzdevumi
Šeit ir norādīti “traucējošie” elementi, kuriem nepieciešama tūlītēja uzmanība, bet kuriem nav reālas ietekmes uz mūsu darbu, piemēram:
- ārstēšana daži tālruņa zvani, e -pasti, ziņas dažādi,
- un pieprasījums no darbiniekiem / kolēģiem / pakalpojumu sniedzējiem nepieciešama steidzama informācija, padoms, palīdzīga roka,
- un uzdevumi, kas ir svarīgi citiem, bet nav svarīgi jums un jūsu darba gaitu,
- un vienumus, kurus varat deleģēt trešajai pusei …
4. kvadrants: uzdevumi nav ne svarīgi, ne steidzami
Šī pēdējā aile attiecas uz visiem parazītiskajiem un bezjēdzīgajiem elementiem, no kuriem jums jāatsakās, lai panāktu lielāku efektivitāti:
- slikti ieradumi neproduktīvs,
- traucējošos faktorus neļauj jums efektīvi virzīties uz priekšu (sērfošana internetā, nevēlami paziņojumi utt.),
- vilcināšanās laikietilpīgs un pozitīvas enerģijas patēriņš,
- un pārdomas par to, ko tu nevari kontrolēt …
Rezumējot, Eizenhauera matrica noteikti nav perfekta, un galu galā to ir samērā grūti izmantot efektīvā un atbilstošā veidā, taču tās īstenošanai ir priekšrocības interesants solis atpakaļ, vērtējot mūsu visdārgāko preci: laiku, kā arī izpratni par mūsu stresa stāvokli un veidu, kā uztvert steidzamību - dažreiz diezgan relatīvu.
Uz šo failu ir atsauce: Laika vadība: efektivitāte, produktivitāte un mierīgums - Lēmumu pieņemšana: procesi un kļūmes, no kurām jāizvairās
